Fünf Jahre Digitalisierung in der vibrio Buchhaltung – mit Tipps für die Praxis

vibrio war ja schon immer Vorreiter beim Thema „Mobiles Arbeiten“. Zu einer Zeit, als es noch als höchst erstrebenswert galt, sich in einem Einzelbüro mit Gummibaum, Fotos und anderen häuslichen Accessoires einzurichten, verwarf vibrio dieses Konzept.

Einzelbüros mit Pflanzen und Bildern waren mal enorm wichtig.

Jeder Mitarbeitende bekam nicht mehr als einen eigenen Rollcontainer. Den rollten wir dann an den Schreibtisch, der gerade frei war.

In einen absperrbaren Rollcontainer passte schon 2010 alles, was man brauchte.

Das waren noch Zeiten: ein eigenes Büro

Anfangs noch äußerst widerstrebend, erkannten wir schnell den Vorteil dieser Arbeitsweise. Zum einen konnte vibrio dadurch Raumkosten sparen, weil wir nicht mehr so viele Schreibtische für Teilzeitkräfte vorhalten mussten. Dieser Aspekt ließ mein Buchhalterherz natürlich höher springen. Aber vor allem erfuhren der kreative Austausch und die interne Kommunikation bei vibrio einen neuen Schub.
Bis 2016 hatte ich aber gut reden, weil ich aufgrund der Menge von Belegen und vertraulichen Dokumenten immer ein eigenes Büro hatte. Gut, der Chef saß noch mit im Zimmer – aber ich war immer noch privilegiert, was die Arbeitsbedingungen anging; frei nach dem Motto „My desk is my castle“.

Aber 2016 ging vibrio einen weiteren mutigen Schritt und zog in einen Co-Working-Space in der Münchner Innenstadt. Die meisten von uns arbeiteten von da an überwiegend im Homeoffice. Ich fand das großartig, denn zum Glück hatte ich bei mir daheim die nötige Infrastruktur. Ich konnte dort sehr konzentriert arbeiten. Nur einmal die Woche fuhr ich vom Münchner Umland ins Office, um ein paar Kolleg*innen zu sehen und Großstadtluft zu schnuppern.

Homeoffice und soziales Miteinander sind durch den Co-Working-Space in der Hopfenpost im Einklang.

Schleppen, lochen, heften

Doch sehr schnell bemerkte ich den Haken an der Sache: Ich saß zu Hause, aber meine Ordner mit Rechnungen und sonstigen wichtigen Unterlagen weilten in einem verschlossenen Schrank im Co-Working-Space. Ich behalf mir anfänglich mit dem Hin- und Her-Transport der nötigen Dokumente und war deswegen meist mit einer großen Aktentasche unterwegs. Das ging nicht nur mächtig in die Arme – wer die Parksituation in der Münchner Innenstadt kennt, kann das verstehen. Es war auch höchst unpraktikabel. Wie sollte ich denn wissen, welche Dokumente ich im Laufe der nächsten Woche bearbeiten muss? Und konnte ich früher die Frage des Chefs „Kannst du mir das bitte mal kurz raussuchen?“ meist zügig beantworten, so ging das jetzt häufiger nicht mehr. Das unbedingt nötige Dokument war nämlich 40 Kilometer entfernt. So ging das nicht weiter.

Durch Dokumentenmanagement wurde für hunderte Ordner das Leben leer und inhaltslos.

Scannen, speichern, klicken

Die Dokumentenablage musste digitalisiert werden. Ich begann, den Markt für Dokumentenmanagementsoftware (DMS) zu durchforsten und recherchierte die für uns beste Option: eine DMS-Mietlizenz des Anbieters „Hamburger Software“. Damit alles sauber integriert werden konnte, wechselten wir auch mit der Finanzbuchhaltungssoftware zum Tool dieses Anbieters. Das hieß für mich, nach 21 Jahren Abschied nehmen von meiner heißgeliebten alten Fibu. Wir waren zusammengewachsen, ich kannte jeden Befehl und die Finger tippten im Blindflug.
Der Wechsel war natürlich nicht nur emotional, sondern auch vom Arbeitsaufwand erst einmal ein Kraftakt, weil wir die Software nach unseren Bedürfnissen einrichten und bestücken mussten. Aber die intuitiv zu bedienende Oberfläche machte es einfach und der Benefit stellte sich schnell ein. Ich konnte nun jederzeit auf alle Belege zugreifen, sie bearbeiten und an Kolleg*innen weiterleiten. Natürlich galt dies zu Beginn nur für die aktuellen Dokumente, denn die Belege der Vorjahre existierten ja weiterhin nur auf Papier.

Aufgeräumt – so sieht durch DMS der Schreibtisch im Homeoffice aus.

Aufwand der Nacharbeit lohnt sich

Mit jedem Jahr wuchs das Dokumentenarchiv und heute nach fünf Jahren kann ich alles im digitalen Archiv finden und muss nicht mehr in Papierbergen blättern. Es ist absolut praktisch und ich kann es jedem, der noch zögert, nur empfehlen. vibrio ist diesen Schritt – die Umstellung auf DMS in der Buchhaltung – zum Glück schon lange vor der Corona-Pandemie gegangen. Dank der bereits vollzogenen Digitalisierung hat der Lockdown unsere Arbeitsfähigkeit in der Buchhaltung nicht beeinträchtigt. Das war für uns sehr wertvoll und ich bin froh und dankbar, dass wir rechtzeitig umgestellt haben und vibrio damit das produktive Arbeiten vom Homeoffice aus sichergestellt hat.

Jetzt mal grundsätzlich: Was verbirgt sich hinter DMS?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die alle Vorgänge rund um die Arbeit mit wichtigen Informationsobjekten (Dokumente, Zeichnungen, Videos etc.) umfasst. Sie erleichtert, beschleunigt und optimiert das gesamte Dokumentenmanagement und spart damit Zeit und Kosten. Zudem werden alle geschäftsrelevanten Dokumente revisionssicher und nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufbewahrt.

Zwei Tipps aus der vibrio Praxis

DMS heißt nicht, dass Sie nie wieder Ablage machen müssen. Die zu archivierenden Dokumente müssen eingelesen werden und in der digitalen Ablage zugeordnet werden. Belege in Papierform müssen gescannt werden, damit man sie digital ablegen kann. Bei vibrio sind es aufgrund unserer wunderbaren Kunden und Dienstleister verschwindend wenige. Bitte unterschätzen Sie nicht den zeitlichen Aufwand für diese Form der Ablage. Der Benefit liegt nicht darin, dass Sie sich die Zeit für die Ablage sparen, sondern darin, dass Sie jederzeit online auf die Belege zugreifen können.

Struktur gut planen:
Überlegen Sie sich vor dem Start der digitalen Ablage eine für Sie sinnvolle Struktur. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür. Beim Papierordner können Sie während des Jahres jederzeit neue Trennblätter einfügen und umsortieren, wenn dies nötig ist. In der digitalen Ablage können Sie auch neue virtuelle Ordner anlegen, aber einmal vergebene Dokumentennamen können nicht wieder einfach so geändert werden. Das hängt mit der revisionssicheren Archivierung zusammen.
Absprache mit der Kanzlei:
Sprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, wie sie zu einer weiteren zusätzlichen Archivierung in Papierform steht. Theoretisch ist diese laut Gesetzgeber nicht mehr nötig, wenn die Digitalisierung gut funktioniert. Aber Sie müssen sicherstellen, dass Betriebsprüfer*innen jederzeit auf alles in den letzten zehn Jahren zugreifen können. Es gibt Steuerkanzleien, die inoffiziell dazu raten, die Belege auch in Papierform aufzubewahren. Besprechen Sie dies in Ruhe und treffen Sie eine Entscheidung, bei der Sie sich sicher fühlen.