Messe-PR: Die ersten Events stehen vor der Tür

Die Branchen-Messen EuroCIS für Retail Technology und die DMEA für Digital Health sind unsere ersten Event-Highlights 2025. Die EuroCIS startet bereits am 18. Februar in Düsseldorf. Marketing und Pressearbeit sind bereits in vollem Gange. Für die Messe-PR zur DMEA ist noch ein bisserl mehr Zeit. Sie öffnet erst am 8. April in Berlin ihre Pforten.

Die Messeplanung der Besucher unterstützen

Neben den Mailings an Kunden, Partner und die Leads-Datenbank, steht auch die Pressearbeit auf dem Programm sowie die Vorbereitung der Postings auf den Sozialen Netzwerken. Dies und die Medien-Berichterstattung im Vorfeld einer Messe sind wichtig. Sie helfen den Leserinnen und Lesern, also ihren Zielgruppen, den Besuch von Ausstellung und Konferenzen frühzeitig zu planen. Bei welchem Aussteller schaue ich vorbei? Mit welchem Aussteller will ich einen Gesprächstermin vereinbaren? Für Fachbesucher ist eine Messe selten ein Honigschlecken, weil viele Termine in wenigen Tagen absolviert werden. Wenn Sie dabei auch in die engere Auswahl kommen möchten, nutzen Sie die Messe-Vorberichterstattung. Läuft die Messe erstmal, haben viele Besucherinnen und Besucher ihre Anlaufstellen schon geplant und der Kalender ist voll.

Handel und Retail: überschaubarer Spezialistenkreis

Die Pressearbeit ist in den letzten Jahren nicht einfacher geworden. Immer mal wieder brechen im Bereich Handel und Point-of-Sales Medien weg. Zuletzt wurde die „POS kompakt“ aus dem Hause „BW Brandmann & Weppler“ eingestellt. 2024 ist bereits die „POS Technology“ gestorben. Die Liste der deutschsprachigen Fachmedien für den Handel konzentriert sich, zumindest für den IT-Bereich, auf rund zehn Medien. Das wird jedoch gut und gerne aufgefangen durch die Handelsmedien mit einem Branchenfokus oder mit dem Schwerpunkt E-Commerce beziehungsweise stationärer Handel. Doch die Konkurrenz ist groß. Jedes Unternehmen, von klein bis riesig, will genannt werden. Wie geht das, wenn man keine internationale Weltmarke ist?

Mit Highlights und News in die Medien

Idealerweise sind Messen ein Kulminationspunkt für neue Produkte, neue Services, neue Lösungen, neu Was-auch-immer. Selbstverständlich gibt es Produkte und Lösungen mit einem Lebenszyklus, der kein jährliches „jetzt neu“ erlaubt. Ist jedoch zum Beispiel ein Produkt-Update binnen des nächsten halben Jahres in Sicht und wird mit einer entsprechenden Ankündigung kein Umsatz torpediert, bietet sich ein Avis im Zuge der Messe-Vorberichterstattung an.

Messe als Dating-Bühne

Es müssen aber nicht immer Produkte und Lösungen sein, die Medienvertreterinnen und -Vertreter von einem Standbesuch überzeugen. Gerne werden Termine zum gegenseitigen Kennenlernen genutzt. Entweder, weil das Management neu im Amt ist, ein neuer GF, ein neuer Vertriebsleiter, oder auch, weil sich Pressestelle und Medium schon lange mailen, aber man sich persönlich noch nicht gesehen hat. Das Händeschütteln muss nicht auf eine Pressekonferenz oder eine Redaktionstour warten. Messen sind auch eine Dating-Bühnen für’s Business und für Pressekontakte. Länger als 20 Minuten sollten Sie Journalistinnen und Journalisten aber nicht in Beschlag nehmen – außer, das Gespräch entwickelt sich vortrefflich. Vielleicht haben Sie zudem die Gelegenheit, Getränke und einen Snack anzubieten? Sollten Sie gar ein Interview ergattert haben, lesen Sie gerne die Tipps von Markus Pflugbeil dazu.

Mehrwert: Berichte aus der Praxis

Nur für die Verbreitung von Informationen müssen Sie keine Messe buchen. Das geht schneller und kostengünstiger per Mailings. Der Vorteil von Messen, Kongressen und Konferenzen ist das Gespräch. Interessierte lassen sich Produkte und Funktionen genau erklären, man spricht über die Konditionen beim Kauf, informiert sich über den Service und macht sich insgesamt ein Bild vom Unternehmen.
Besonders interessant ist es für Besucherinnen und Besucher, wenn ein Anwender Rede und Antwort steht. Empfehlungsmarketing ist vertriebsrelevant. Sich aus erster Hand darüber zu informieren, wie Ihre Produkte in der Praxis eingesetzt werden, ist für Leads eine zusätzliche Entscheidungshilfe.
Das gilt für Geschäftskontakte ebenso wie für die Presse. Deshalb sind Anwenderberichte in Text und Bild bei Medien immer sehr willkommen. Nur dann, wenn es um sensible Themen wie IT-Sicherheit geht, wollen Anwender mit ihren eingesetzten Lösungen verständlicherweise oft nicht an die Öffentlichkeit.

Auch Veranstalter schätzen Content

Ein weiterer Ansatzpunkt, um den eigenen Messeauftritt zu bewerben, sind die Organisatoren. Messe-Veranstaltern ist alles willkommen, was ihren Event interessant macht und als Besuchermagnet taugen könnte. Innovative und kreative Infos und Bilder von Ausstellern sind daher auch für das Marketing der Ausrichter geeignet. Ansprechpartner sind die jeweiligen Pressestellen der Messegesellschaft beziehungsweise der Organisatoren. Die Pressearbeit der Messe selbst sollte nicht unterschätzt werden. So stellt sie zum Beispiel im Pressezentrum allen Journalistinnen und Journalisten qualitativ hochwertiges Bildmaterial zur Verfügung. Schön ist es natürlich, wenn die Messe Fotografen oder ein Kamerateam auch an Ihren Stand schickt. Dafür muss sie aber wissen, ob es dort etwas Besonderes abzulichten gibt.

Kurz zusammengefasst: Das empfehlen wir

Informieren Sie die Medien so früh wie möglich über Ihre News und Highlights, die auf der Messe zu sehen sind. Frühzeitig sollten die Termine und Redaktionsschlüsse der Print-Ausgaben recherchiert werden, um Pressemeldungen rechtzeitig zu versenden. Auch die Schwerpunkte der Online-Medien sollten Sie im Blick haben.
Die Terminvereinbarung mit Journalistinnen und Journalisten auf der Messe sollte frühzeitig angegangen werden. Zwar zeigt die Praxis, dass die Redaktionen ihre Messepräsenzen immer kurzfristiger planen und zum Teil auch 14 Tage vor Messebeginn noch nicht klar ist, wer aus der Redaktion die Messe besucht, wer an welchem Tag vor Ort ist. Doch wer rechtzeitig Kontakt per E-Mail oder Telefon aufnimmt, ist schon mal im Gedächtnis und wird womöglich berücksichtigt, wenn die Termin-Slots festgezurrt werden. Aber auch hier gilt: Nehmen Sie nur Kontakt auf, wenn Sie mit News oder einem anderen Mehrwert punkten können.
Nutzen Sie den Pressetag, sollte die Messe diesen anbieten, noch vor dem offiziellen Start, und das Pressezentrum, um Journalistinnen und Journalisten zu treffen. Presseverantwortliche sollten regelmäßig im Pressezentrum vorbeischauen. Dort begegnet man gewöhnlich alten Bekannten und kann sich spontan auf dem Stand verabreden. So kommt man auch mit Medienvertreterinnen und -Vertretern ins Gespräch, die keine festen Termine machen oder deren Kalender schon voll ist.
Informieren Sie den Messeveranstalter über Ihre Highlights und stellen Sie kreatives Bildmaterial zur Verfügung. Damit können auch kleine Unternehmen und unbekannte Marken hervorstechen und auf sich aufmerksam machen.
Die Sozialen Netzwerke dienen als Multiplikatoren unter den Hashtags der jeweiligen Messe. Das sind Dialog-orientierte Plattformen, sodass Sie die Postings von Nutzerinnen und Nutzern beobachten und kommentieren sollten.
Ohne Pressebilder sinkt die redaktionelle Berücksichtigung in der Vorberichterstattung gegen Null. Schicken Sie also mit Ihren Messenews immer Bildmaterial mit. Es lohnt sich, einen internen Ideenwettbewerb zu attraktiven Fotos oder Grafiken zu veranstalten und anschließend zu beauftragen. PR-Agenturen leisten dabei gerne ihren Beitrag. Laura Wagner gibt Ihnen hier Tipps, wie Sie das SEO-Potenzial von Fotos nutzen können.
Bedanken Sie sich nach der Messe bei Journalistinnen und Journalisten für den Standbesuch und das Gespräch.

Wir wünschen Ihnen erfolgreiche Veranstaltungen und stehen Ihnen gerne für Ihre Fragen zur Verfügung.

Foto: Messegelände Berlin, Eingang Süd, Quelle: Messe Berlin