Wie Sie die schwierigsten Klippen im Projektmanagement umschiffen. Interview mit Dr. Andreas Tremel von InLoox

Dr. Andreas Tremel von InLoox

InLoox ist einer der bekanntesten Anbieter von Lösungen zur Projektplanung. Mehr als 2.500 Kunden in rund 50 Ländern vertrauen auf die Software von InLoox, und realisieren ein modernes teambasiertes Projektmanagement auf der Basis von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange. Denn InLoox hat sich von Anfang an auf diesen gängigen Standard von Microsoft konzentriert und Outlook um Teamworking und interne Social Media-Komponenten erweitert. Heute kann man mit InLoox sowohl Outlook-basiert, als auch webbasiert arbeiten.

Im Folgenden veröffentlichen wir die Ergebnisse eines Gesprächs mit Dr. Andreas Tremel, Gründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH. Unser Gesprächspartner erklärt, welche Herausforderungen und Stolpersteine es bei ambitionierten Projekten zu meistern gibt:

vibrio:

Herr Dr. Tremel, häufig genug werden Projekte mit hohen Erwartungen begonnen und enden dann doch im Misserfolg. Wie kann man das verhindern?

Tremel:

Nur selten scheitern Projekte aus heiterem Himmel, es gibt Indikatoren und Frühwarnzeichen, die auf eine Schieflage im gesamten Projekt hinweisen. Diese gilt es zu erkennen, um entsprechend gegensteuern zu können.

vibrio:

Was sind denn die typischen Kardinalsfehler, die ein Projekt zum Scheitern bringen?

Tremel:

Da spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Meist entscheidet sich der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts noch vor dem eigentlichen Projektstart. Sind zum Beispiel die Projektziele und Rahmenbedingungen nicht klar definiert, sind die Verantwortlichkeiten nicht eindeutig und werden potenzielle Risiken einfach ignoriert, so wird das Projekt nur in den seltensten Fällen erfolgreich zum Abschluss gebracht. Der Ansatz „einfach mal losarbeiten“ ist hier nicht zielführend und Schwierigkeiten sind ohne eine detaillierte Planung vorprogrammiert.

vibrio:

Was ist ein guter Ansatz für die erfolgreiche Durchführung von Projekten?

Tremel:

Zunächst sollte ein Projekt nur aus fachlicher Notwendigkeit ins Leben gerufen werden und einen klaren wirtschaftlichen Mehrwert bringen. Eine verbindliche Projektauftragsklärung, am Besten im Rahmen eines Kick-Off Meetings, an dem alle relevanten Projektbeteiligten teilnehmen, ist sinnvoll. Die Verantwortlichen sollten Ziele und Rahmenbedingungen detailliert definieren und, idealerweise, auch schriftlich festhalten. Damit schafft man klare Verhältnisse und stellt Verbindlichkeit her. Eine weitere Grundvoraussetzung für den Erfolg ist die Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter für das Projekt. Es ist wichtig von Anfang an mehr Befürworter als Projektgegner zu haben.

vibrio:

Die Unterstützung in den Reihen der Mitarbeiter ist ja nicht nur bei Projekten ganz entscheidend. Wie kann man diese aber im speziellen Fall von Projektarbeit steigern?

Tremel:

Hier ist Transparenz wichtig, und die gelingt, wenn man die am Projekt beteiligten Teammitglieder in die Planung einbezieht, Projektentscheidungen werden so nachvollziehbar. Außerdem sollten alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt über ihre aktuellen Zuständigkeiten und Deadlines, über relevante Dokumente und den Projektfortschritt auf dem Laufenden sein – nur so können sie fundierte Entscheidungen treffen. Damit die Kommunikation tatsächlich funktioniert und bei den Mitarbeitern kein Informations-Overkill verursacht wird, muss man auch hierbei strategisch vorgehen.

vibrio:

Worauf sollte man besonderen Wert legen, damit die Teamkommunikation in gelenkten Bahnen verläuft?

Tremel:

Besonderes Augenmerk sollte auf einer nachvollziehbaren Projektdokumentation und einem aussagekräftigen Berichtwesen liegen. Hier helfen einheitliche festgelegte Kommunikationsstandards. Vor allem bei komplexeren Projekten mit vielen Beteiligten und externen Zulieferern laufen beim Kernteam sehr viele Informationen zusammen. Um bei der Fülle an Informationen nicht den Überblick zu verlieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, kann es Sinn machen mit einer Projektmanagement-Software zu arbeiten. Die Kommunikation kann effizienter gestaltet werden, wenn nicht alle Informationen manuell verteilt werden. Zum anderen sollten Unternehmen Raum für einen Austausch der Teammitglieder auch neben den offiziellen Meetings bereitstellen.

vibrio:

Das heißt, wer in Software investiert, dem gelingen auch Projekte?

Tremel:

Nein, das nicht, aber gerade in mittelständischen Unternehmen muss es darum gehen, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen und die Fülle an Informationen, die in jedem Projekt entsteht, strukturiert aufzubereiten und zu verteilen. Jedes Teammitglied sollte wissen, was wann von wem zu erledigen ist. Dabei profitieren auch Mittelständler von der Unterstützung durch Projektmanagement-Software. Viele Systeme bieten Informationen in Echtzeit – vom derzeitigen Projektfortschritt bis zur aktuellen Version der Projektdokumente. Analysen lassen sich schneller durchführen, weil alle relevanten Daten bereits in einem System erfasst sind und ein langwieriges Zusammentragen von Informationen nicht notwendig ist. Wenn dem Projekt dann noch eine durchdachte und realistische Planung zugrunde liegt, kann oft auch mit geringem Ressourcenaufwand sehr viel erreicht werden.

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Mit Dr. Tremel hat auch Agentur-Chef Michael Kausch schon auf der vergangenen CeBIT gesprochen:

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