Das Beschaffungswesen in der Öffentlichen Verwaltung bei Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) ist gemäß der föderalen Staatsorganisation uneinheitlich. Das föderale Beschaffungsprinzip ist in der Verfassung verankert und lässt sich nicht ändern. Auch, wenn es noch so sinnvoll erscheinen mag.
Trotz aller Widrigkeiten sind in den letzten Jahren wichtige Fortschritte erzielt worden, um die Effizienz der Digitalisierung über 16 Länder hinweg zu verbessern. Zurzeit wird im Bundesministerium Digitales und Staatsmodernisierung, BMDS, an der föderalen Modernisierungsagenda mit 200 Punkten gearbeitet. Adressiert wird darin auch das Problem der Beschaffung. Das beginnt bereits bei der Bedarfsermittlung. Das Knowhow darüber, wo und welche (innovativen) IKT-Lösungen Prozesse verschlanken, wo Zeit und Aufwand eingespart werden könnten, ist in den Behörden unterschiedlich ausgeprägt. Hilfe suchen sich behördliche Stellen bei einer relativ unübersichtlichen Schar an Genossenschaften, Beratungsstellen und anderen Dienstleistern für IKT-Bedarfe.
Das Umweltbundesamt UBA beschreibt die Szenerie in der bundesdeutschen Beschaffungslandschaft bei IKT so:
„Manchmal kauft eine zentrale Beschaffungsstelle im Namen einer gesamten Organisation ein, während in anderen Fällen verschiedene Abteilungen oder Verwaltungsfunktionen für sich selbst einkaufen. Auch wer die Beschaffung tatsächlich durchführt, ist nicht einheitlich geregelt. Manchmal handelt es sich bei den Beschaffenden um qualifizierte Fachleute, die speziell für die Beschaffung zuständig sind. Ein anderes Mal ist die Beschaffung nur ein Teil von vielen umfassenderen Aufgaben eines*einer Mitarbeiters*Mitarbeiterin.“ (Quelle: https://www.umweltbundesamt.de/themen/uba-studie-oeffentliche-beschaffung-gebrauchter-ikt, S. 52)
Jedes Jahr aufs Neue beschäftigen sich Behörden und behördliche Institutionen mit der Frage, welche IKT-Produkte und welche -Dienstleistungen für ihren Bedarf passen. Das ist bei rund 13.000 Kommunen inklusive der Landkreis-Verwaltungen ineffizient, denn die Eignungsprüfung und Marktsichtung nimmt viel fachfremde Arbeitszeit in Anspruch.
Auch die Vertragsgestaltung beim Kauf von Software ist für öffentliche Auftraggeber heikel. Es gibt viel und mehr zu beachten, als es in der Privatwirtschaft der Fall ist. Der Digitalverband Bitkom hat sich diesem Problem angenommen und im März 2026 gemeinsam mit dem Digitalministerium ein Vertragswerk entwickelt, das alle öffentlichen Auftraggeber rechtssicher benutzen können, um Open-Source-Software zu beschaffen. Der Bitkom übernimmt gemäß diesem Vertragswerk mit dem Namen „Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT) die Verhandlung in Vertretung der Anbieter, also der Unternehmen, nicht die der Nachfrager, der Behörden.
Laut Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom, zahlt das EVB-IT auch auf das Ziel der digitalen Souveränität ein:
„Einheitliche Vertragsstandards beschleunigen die öffentliche IT-Beschaffung und machen sie rechtssicherer. Open Source kann dazu beitragen, Abhängigkeiten zu reduzieren und die digitale Souveränität zu stärken. Wichtig sind dafür auch bundesweit einheitliche IT-Architekturstandards, ein professioneller Betrieb sowie ein funktionsfähiger, wettbewerbsorientierter Markt.“ (Quelle: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Beschaffung-von-Open-Source-Digitalministerium-und-Bitkom-vereinbaren-einheitliche-Standards) Der Bitkom hat die Muster der EVB-IT-Vertragsvarianten zum kostenlosen Download unter evb-it.gov.de zur Verfügung gestellt.
Dabei könnte es so einfach sein. Es ist ja bereits alles da, was für einen smarten Einkauf nötig ist: zentrale IKT-Beratungsstellen des Bundes, zentrale Online-Shopping-Plattformen, Ausschreibungsplattformen für Nachfrager und Anbieter und sogar institutionalisierte Communitys für den Erfahrungsaustausch.
Stattdessen ist die Anzahl der Organisationen, die mit E-Government befasst sind, groß und es ist nicht so ganz einfach zu verstehen, wer wofür zuständig ist und wie sich die vielen Einrichtungen untereinander so austauschen, dass das „Einer-für-Alle“-Prinzip (Efa) umgesetzt werden kann. Diese für Außenstehende unübersichtlichen Zuständigkeiten sind der föderalen Arbeitsteilung geschuldet – so könnte man es positiv formulieren.
Der Nachteil liegt in der Natur der Sache: Manchmal weiß die linke Hand nicht, was die rechte tut, manchmal werden Lösungen doppelt bis mehrfach entwickelt, werden verschiedene Lösungen für ein- und den gleichen Verwaltungsakt in verschiedenen kommunalen Einheiten aufgebaut. Der zweite Nachteil der föderalen Organisation des Beschaffungswesens ist, dass die Digitalisierungsprojekte länger als in einem zentralistischen Staat dauern. Aber der Reihe nach. Welche Einrichtung, die im engeren oder weiteren Sinne mit der IKT in der Öffentlichen Verwaltung beschäftigt ist, tut was?
Das „Informationstechnikzentrum Bund“ ITZBund beschäftigt 4.900 Mitarbeitende und gehört zum Bundesfinanzministerium. Das Zentrum berät und unterstützt Behörden und behördliche Einrichtungen bei der Planung ihrer IKT. Diese Bundesoberbehörde widmet sich jedoch, wie der Name schon verrät, nur den mehr als 200 Bundesbehörden. Länder und Kommunen sind keine Klienten vom ITZBund. Das gilt auch für die „Bundescloud“, die exklusiv der Bundesverwaltung zur Verfügung steht.
Für Länder und Kommunen ist der IT-Planungsrat zuständig. Er ist in keinem Bundesministerium verankert, denn er wurde im IT-Staatsvertrag von 2010 als Kooperationsorgan von Bund und Ländern gegründet. Seine Aufgaben sind umfassend politisch-strategisch. Der Rat koordiniert die Zusammenarbeit der 16 Länder in Fragen der IKT. Er legt darüber hinaus die IT-Standards fest, er koordiniert und unterstützt Bund und Länder bei Fragen der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, steuert Projekte und Produkte im E-Government und ist das Verbindungsnetz zwischen Bund und Ländern.
Seit fünf Jahren greift operational unterstützend die „Föderale IT-Kooperation“, die FITKO, ein und setzt die Beschlüsse des IT-Planungsrates um. Hier sollen sich alle notwendigen Kompetenzen für E-Government, für die föderale Digitalisierung der Verwaltung, bündeln. So hat zum Beispiel die FITKO als eines von 15 Produkten die Behördenhotline mit der Telefonnummer 115 eingerichtet – deutschlandweit. Unter dieser Nummer soll die telefonische Kommunikation von Bürgerinnen und Bürgern mit Verwaltungen abgewickelt werden können.
Die FITKO hat 2021 ebenfalls das vom IT-Planungsrat definierte DVC-Rahmenwerk zu Cloud-Services von der „Deutsche Verwaltungscloud“ veröffentlicht.
„Die Deutsche Verwaltungscloud (DVC) bildet das souveräne Cloud-Fundament der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Bereits jetzt sind rund 70 DVC-konforme Cloud-Services verfügbar – und lassen sich einfach und rechtssicher über den Marktplatz Deutschland Digital beschaffen.“ (Quelle: https://deutsche-verwaltungscloud.de/)
Doch es gibt ein Problem, das durch eine fehlende Standardisierung und die föderal organisierte Beschaffung entsteht: Die Cloud-Lösungen sind bisher oft nur eingeschränkt interoperabel, untereinander kompatibel und auf den verschiedenen Verwaltungsebenen kaum übergreifend nutzbar.
Die zentralste Beschaffungsstelle im Bund, die auch Kommunen und Ländern sowie Institutionen mit einer staatlichen Beteiligung zur Verfügung steht, ist das „Kaufhaus des Bundes“, KdB. In diesem Jahr, 2026, feiert das KdB übrigens sein 75. Jubiläum. Organisatorisch gehört das KdB zum „Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern“. Das Beschaffungsamt veröffentlicht jährlich Statistiken unter anderem zum finanziellen Volumen, zu den Produktkategorien und dem Anteil von KMU-Anbietern bei der Auftragsvergabe. Das Volumen aller Aufträge zur Beschaffung belief sich 2025 auf insgesamt 9,3 Milliarden Euro, 2024 waren es rund 10 Milliarden. (Quelle: https://www.bescha.bund.de/KdB/DE/Bedarfserhebung/node.html)
Der größte Anteil der Beschaffungen entfällt auf IKT-Produkte und IKT-Dienstleistungen. Dieser Bereich machte 56 Prozent aus, belief sich demnach auf etwa 5.000 Millionen Euro. Da nahezu alle Ausschreibungen EU-weit stattfanden, das BMDS hat jedoch vor, die Schwelle für die Pflicht zur EU-Ausschreibung zu senken, stellt sich die Frage, ob kleine und mittlere Anbieter (KMU) überhaupt eine Chance haben, Angebote einzureichen und sich um Aufträge zu bemühen.
Die Antwort darauf ist klar – und auch wieder nicht. Denn kleine Anbieter sind in der Bezeichnung KMU enthalten. Damit sind gemäß EU-Definition alle Unternehmen gemeint, die maximal 250 Mitarbeitende beschäftigen und nicht mehr als 50 Millionen Euro Jahresumsatz erzielen. Das ist schon eine recht ordentliche Größe. Wie hoch jedoch der Anteil der wirklich kleinen Anbieter mit beispielsweise 50 Mitarbeitenden und weniger ist, wird nicht ausgewiesen.
Laut dem kommerziellen, nicht-staatlichem Online-Portal „Vergabe24“ lag der Anteil der KMU bei der Auftragsvergabe bei 66 Prozent. Das wird durch die sogenannte „Losvergabe“ ermöglicht. Damit ist keine Lotterie gemeint, bei der Anbieter zufällig aus einer Trommel gezogen werden. Es handelt sich dabei laut dem ebenfalls nicht-staatlichem „Deutsches Vergabeportal“ um die Stückelung von Aufträgen mit großem Volumen in mehrere kleinere Mengen, so dass auch KMU-Unternehmen mitbieten können. Das ist aber nicht rücksichtsvoll und nett, sondern gesetzlich vorgeschrieben:
„Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge gemäß § 97 Abs. 4 S. 1 GWB vornehmlich zu berücksichtigen. Hierzu sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben.“ (Quelle: https://dtvp.de/info-center/vergabelexikon/lose-losverfahren/)
Unternehmen, die mit der Öffentlichen Verwaltung, mit Behörden und Institutionen mit behördlicher Beteiligung wie Kliniken, Forschungseinrichtungen und Universitäten, Kammern, Krankenkassen oder Gerichten Geschäfte machen möchten, können sich beim „Deutschen Vergabeportal“, DTVP, nach passenden Aufträgen umsehen. Für IKT-Produkte und -Dienstleistungen kommen als auszuwählende Kategorien „IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung“ sowie „Softwarepaket und Informationssysteme“ in Frage. 609 IKT-Projekte waren Mitte August 2026 online. Auf der Gegenseite, also den bietenden Unternehmen, liefert DTVP nach eigener Aussage 1,8 Millionen Unternehmensprofile.
Neben dem KdB des Beschaffungsamts gibt es für den Einkauf drei weitere zentrale Anlaufstellen für die Öffentliche Verwaltung.
Die Bundesoberbehörde „Generalzolldirektion“ GZD kümmert sich um Waren und Dienstleistungen für Kunden der Bundesfinanzverwaltung.
Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung BAM ist ebenfalls eine Bundesoberbehörde, angesiedelt im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.
Das „Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr“ BAAINBw ist eine Bundesoberbehörde im Bundesverteidigungsministerium.
Das Beschaffungsamt beziehungsweise das KdB scheint Kommunen offensichtlich nicht zu genügen, denn es gibt eine Reihe von zum Beispiel genossenschaftlichen Einrichtungen, die sich ebenfalls bei der IKT-Beschaffung engagieren. Im Folgenden werden nur einige Beispiele genannt, da die Szene unübersichtlich ist und hier nicht vollständig abgebildet werden kann:
KoPart – die Genossenschaft der Kommunen in NRW. Das ist eine kommunale Einkaufsgenossenschaft mit gebündelter Beschaffung, Rahmenverträgen und Dienstleistungen für Städte, Gemeinden und kommunale Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen.
KUBUS Kommunalberatung. Sie unterstützt Kommunen bei Ausschreibungen, Vergabeverfahren, Rahmenvereinbarungen und gebündelter Beschaffung. Die Gesellschafter sind:
govdigital – Innovative Lösungen der digitalen Daseinsvorsorge. Dabei handelt es sich um die „Genossenschaft der öffentlichen IT-Dienstleister“. Alle Mitglieder gehören der öffentlichen Verwaltung direkt an oder es handelt sich um öffentliche Unternehmen, die auf digitale Leistungen für die Verwaltung spezialisiert sind.
VITAKO – Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V. Ähnlich wie govdigital ist auch VITAKO eine bundesweite Interessens- und Arbeitsgemeinschaft kommunaler IT-Dienstleister. Die Mitglieder haben einen jährlichen Beitrag gemäß ihrem Jahresumsatz zu entrichten.
Die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung ist im 16-Länderverbund plus Bundesbehörden eine Herkulesaufgabe. Nicht nur, aber auch, weil es an einer konsolidierten Beratung zur optimalen IKT und der entsprechenden Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen fehlt. So lange der Einkauf komplexer Produkte und Lösungen zum Teil immer noch bei Mitarbeitenden liegt, deren Kernkompetenz weit entfernt ist von der Einschätzung der Eignung von Hard- und Software, so lange wird sich an kommunalen Insellösungen wohl nicht viel ändern.
Und dennoch: Es geht voran; langsam zwar, aber es geht voran. Das im Mai 2025 frisch gegründete Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung mit Minister Karsten Wildberger hatte einen Wust an stolpernden Einzelprojekten vor der Brust. Der Bundesminister und seine 600 Mitarbeitende waren mit Analyse und Übersicht, mit der Ordnung dessen beschäftigt, was in diesem Land quasi als Einzeller lebte – inkompatibel mit dem Rest der Republik. Bitkom-Präsident Ralf Wintererst ermahnt beide Seiten zu mehr Kooperation und den praktizierten Willen, an einem Strang zu ziehen:
„Etwa 90 Prozent aller Verwaltungsaktivitäten sind bei den Ländern und vor allem den Städten und Gemeinden angesiedelt. Der Bund muss mehr unterstützen und bessere Angebote machen, Länder, Landkreise und Kommunen müssen sie aber auch annehmen.“
Der Druck der Bürgerinnen und Bürger, endlich eine zeitgemäße, moderne Verwaltung zu haben, ist vorhanden. Das blamable Ranking der drittgrößten Volkwirtschaft dieses Planeten beim Digitalisierungsgrad der Verwaltung auf Rang 21 von 27 Ländern im Jahr 2025 war und ist ein internationaler Reputationsschaden.
Daran wird mit Hochdruck, so wie er eben bei einer föderalen Staatsorganisation möglich ist, gearbeitet. Wer wissen möchte, wie die Staatsmodernisierung vorankommt, welche Projekte laufen, welche stocken und welche abgeschlossen sind, kann sich beim Branchenverband Bitkom und dem neuen „Monitor Staatsmodernisierung“ informieren.
Es ist die Mühe der Lektüre wert, um die immense Komplexität der Verwaltungs-Digitalisierung zu verstehen.
Titelbild: pixabay, CCL, von Oliver Menyhard, cloudhoreca
Dieser Beitrag wurde mit HI und ohne KI-Editor verfasst.
Fünf wichtige Tipps für professionelle Interviews: Es geht um Ton-Mitschnitt, um die Wahl des richtigen Orts, das Besondere auf Messen, um Essen und um die Sprache.
Das „Handbuch der kommunalen Wirtschaftsförderung“, herausgegeben von Bernd Dallmann und Michael Richter, ist nun endlich erschienen.
Spoiler: Ohne Vorbereitung geht’s nicht. Spoiler für Journalisten/innen: Auch sie werden mit dem Ergebnis zufriedener sein, wenn sie auf eine/n vorbereiteten Unternehmensvertreter*in treffen.
