Schachbrett mit Figuren. Bild in schwarz-weiß

Leitlinien einer Kommunikationsstrategie

Eine strategische Beratung zur externen Unternehmenskommunikation (UK) gibt es nicht von der Stange. Maßgeblich sind die individuellen Anforderungen des einzelnen Kunden. Doch die Rahmenbedingungen für die externe UK gelten für alle. Was sich aus den gegebenen Fakten der Märkte für eine UK-Strategie ableiten und praktisch umsetzen lässt, hängt von drei Faktoren ab: Ziele, Budget und Ressourcen.

Zuerst: Die Bedingungen für die UK eines jeden Unternehmens haben sich in den letzten Jahren durch Künstliche Intelligenz (KI) radikal geändert. Wir sind weit davon entfernt, dass diese Entwicklung zum Stillstand kommt und wir somit die Planungsgrundlagen stabil nennen können. Die Volatilität liegt einer strategischen Planung von vornherein, quasi als Präambel, zugrunde. Was bedeutet das konkret für die UK-Strategie?

UK-Strategie mit Hilfe von KI

Agentic AI, autonome KI-Agenten, verändert auch die Unternehmenskommunikation im Bereich der Planung, Umsetzung, Erfolgskontrolle und Krisenprävention. KI-Agenten übernehmen zum Beispiel das gesamte Medienmonitoring, analysieren den Erfolg der Kommunikationsarbeit und erstellen darauf aufbauend neuen Content zur Platzierung beispielsweise in den Sozialen Netzwerken. Im Krisenmanagement warnen KI-Agenten vor sich anbahnenden Problemen. In der Kundenkommunikation interpretieren sie Anfragen im Kontext der vorhandenen Kundendaten und geben Kundinnen und Kunden anschließend personalisierte Antworten. Versagt das KI-System, dann übernehmen Mitarbeitende den Kundenkontakt.

Bei angemessen großer Datenbasis aus CRM, Customer Support, Finanzen und Analysedaten aus Sozialen Netzwerken und anderen Quellen ist eine teilautomatisierte Strategie-Entwicklung über Agentic KI möglich. Wenigstens könnten UK-Verantwortliche auf der Basis eines ersten KI-basierten Entwurfs die Detaillierung der UK-Strategie vornehmen.
Agentic AI ist allerdings Bias-anfällig, denn die Bots kreieren Klicks, Zugriffe und Engagementraten, die aufgrund des maschinellen Ursprungs für die Leadgenerierung irrelevant sind. Weitere Parameter für die UK gliedern sich in die Bereiche Soziale Plattformen, Webseiten und Blogs, E-Mail-Marketing und Pressearbeit.

Social Media

Zählten alle Sozialen Plattformen vor einer Dekade noch zur Pflicht in der UK, werden sie heute zielgerichteter ausgewählt. Die experimentellen Phasen, welcher Content in welchen Kanälen wirkt, sind in fast allen Unternehmen abgeschlossen und man konzentriert sich auf die hochwertig bespielbaren und erfolgreichen Social-Media-Kanäle. Dabei ersetzt datengetriebenes Marketing zunehmend langfristig geplante Kampagnen, um den neuen Dynamiken bei Kaufentscheidungen Rechnung zu tragen. Die bisher klar identifizierbaren Vertriebskontaktpunkte Point-of-Sale und Point-of-Interest werden durch eine Random-Komponente ergänzt, um den Point-of-Watching. Für die vertriebsunterstützende UK ergibt sich daraus die Frage: Wo kann eine Customer Journey beginnen? Aus der Daten-basierten Analyse und dessen Abgleich mit den Zielgruppen ergeben sich die prioritären Interaktions- und Kommunikationsfelder.

Owned Content

Owned Content von Webseiten und Blogs verlieren durch Googles KI in gewisser Weise an Bedeutung. Suchergebnisse leiten nicht mehr auf Webseiten weiter. Die Google-Strategie, Userinnen und User noch länger als bisher im Ökosystem der Suchmaschine zu halten und nicht auf Quell-Webseiten weiterzuleiten, steht 2025/26 erst am Anfang. Die Einbußen an Traffic sind laut Sistrix, enorm. Durch KI-Antworten auf der Google SERP würden pro Monat rund 265 Millionen Klicks auf Webseiten verloren gehen, ermittelte der deutsche Anbieter von SEO-Software. (Mehr Infos, welche Webseiten am meisten durch die Google-KI verlieren, gibt es hier.)

Selbst B2B-Entscheidungen werden immer häufiger durch KI-Ergebnisse getroffen: Produktvergleiche, Erfahrungsberichte, Preisrecherchen werden von Crawlern zusammengestellt. Entsprechend wird die Markenbindung von Kundinnen und Kunden zu einem Unternehmen verwässert, wenn nicht gar ganz aufgehoben.

E-Mail-Marketing

Weniger Besucher auf den eigenen Webseiten reduziert die Neugewinnung von Abonnenten des Newsletters über diese Plattform, durch die Interessenten und Kunden auch noch an die Marke gebunden werden könnten. Es müsste eine Verschränkung mit anderen Call-to-subscribe-Punkten stattfinden. E-Mail-Marketing ist zwar ein relevantes Instrument im Marketing-Mix, doch die Anzahl der Abonnenten könnte durch Googles KI auf dem Bestandsniveau verharren. Eine Möglichkeit, dennoch zu einer quasi-persönlichen Interaktion zu gelangen, ist die Publikation von Newslettern auf Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing beziehungsweise auf den Sozialen Plattformen, auf denen die Kommentarfunktion einen Dialog ermöglicht.

Pressearbeit

Die Medienhäuser sortieren sich neu und verfolgen unterschiedliche Ansätze im Umgang mit KI in Text und Bild. Die Haltungen reichen von kritisch-skeptisch bis hin zur Euphorie, wie sie RTL Deutschland äußert, indem sich der Sender zum „führenden Agentic-AI-Medienhaus im deutschsprachigen Raum“ entwickeln will, so CEO Stephan Schmitterer.

Schmelzende Werbeeinnahmen, sinkende Leser-/Abo-Zahlen und Content made by KI sorgen für weniger journalistisch tätiges Personal für Redaktion und Recherche. Die verbliebenen Journalistinnen und Journalisten müssen mehr Beiträge liefern. In der Folge sinken die Möglichkeiten für die UK, durch persönliche Gespräche die Einordnung der Unternehmens-News zu unterstützen.

Neue Einnahmequellen generieren Verlage vornehmlich für Firmenkunden durch hochpreisige Newsletter, die sich Backgrounder oder Briefings nennen. Als Konferenz-Veranstalter sind nahezu alle Medienhäuser schon länger etabliert.

Die Pressearbeit verlagert sich von den überregionalen Tageszeitungen, der Wirtschafts- und Managementmedien in die Branchenmedien, die aufgrund der Verankerung in den Marktsegmenten die Interpretation von Unternehmensnews dem Fachpublikum selbst überlassen (können). Das hilft, redaktionelles Personal einzusparen. Allerdings ist inzwischen eine Übersättigung auch dieser Redaktionen durch Fachartikel zu verzeichnen. Zurückzuführen ist das darauf, dass sich Texte mit Hilfe der KI in wenigen Stunden produzieren lassen – zu jedem beliebigen Thema.

Der öffentlich-rechtliche Rundfunk greift keine Nischenthemen auf, sondern ist im Gegenteil damit befasst, sein Publikum durch Konsolidierung und synergetische Streamingangebote zu verjüngen. Der Schwerpunkt der privaten Sender ist Unterhaltung.

Entwicklung einer individuellen Unternehmenskommunikation

Neben den oben genannten Rahmenbedingungen sind drei weitere Kriterien für die Ausformulierung einer individuellen UK der Maßstab: die Ziele, das Budget und die unternehmensinternen Ressourcen. Es sind diese Variablen, die Unternehmen zu uns führen, damit wir gemeinsam in Workshops eine fundierte UK-Strategie mit Zeit- und Maßnahmenplanung entwickeln. Was genau nehmen wir dabei unter die Lupe?

Leitlinien für die Aktionsplanung in der UK

Der Weg führt über die Ausarbeitung von Storys zum Unternehmen und zu den Produkten hin zu einer Content-Marketing-Strategie. Unter einer Story verstehen wir eine emotional begeisternde Geschichte, die das Unternehmen einzigartig macht. Die emotionale Komponente ist wichtig, um aus der Masse von Inhalten hervorzustechen und zur Rezeption der Inhalte anzuregen. Die Alleinstellungsmerkmale gemäß Fakten (USP, Unique Selling Proposition) und gemäß Emotionalisierung (ESP, Emotional Selling Proposition) sind in Zeiten der Informationssättigung von zentraler Bedeutung. Darauf sollte im Prozess der UK-Strategieformulierung maximale Denkarbeit, Kreativität und Zeit verwendet werden.

Unsere Strategieberatung folgt einer vielfach erprobten und in der Realisierung erfolgreichen Methodik. Das entwickelte Konzept einer Content-basierten Unternehmenskommunikation trägt den Faktoren Rechnung, die die externe Kommunikation auf beeinflussen.

UK fokussiert auf Content Marketing und Dialog

Eine inhaltliche und stilistische Zielgruppenorientierung in der UK gelingt immer seltener. Der Grund liegt in der Fragmentierung der Mediennutzung, zusätzlich zu den KI-Effekten in der Google-Suche. Auf den Sozialen Plattformen wird nicht mehr moderiert und Algorithmen verstärken Content-Blasen. Eine Kanalisierung auf überschaubare Info-Quellen findet nicht statt, eine seriöse Einordnung im Kontext des Marktgeschehens leisten immer weniger die klassischen Medien, dafür in steigendem Maße seriöse Influencerinnen und Influencer. Durch Rezensions-Plattformen wie Reddit beeinflussen Konsumenten sowohl spontan als auch nachhaltig die Markenbildung, prägen das Image und die Reputation eines Unternehmens. Daraus ergeben sich Konsequenzen für die UK.

Varianten des Contents

Der Content der UK muss vielseitig und anpassbar sein. Er hat mehrere thematische Varianten und stilistische Färbungen: für die Schwerpunkte der Presse, für den gemäß Zielgruppenprofilen stark fragmentierten Consumer-Markt, weitere Varianten für die B2B-Kommunikation mit Kooperationspartnern, Zulieferern und nicht zuletzt für Aktionäre. Trotz der notwendigen Mannigfaltigkeit des Contents, der aktiv verbreitet wird, gibt es Gemeinsamkeiten in den folgenden vier Punkten:

1. Dialog

Es muss Möglichkeiten zur Reaktion auf veröffentlichte Aussagen geben, sei es auf Sozialen Plattformen, in Newslettern oder der eigenen Webseite. Alle anderen Maßnahmen, die eine schnelle und direkte Reaktion der Rezipienten erschweren oder gar nicht erst zulassen, verursachen Enttäuschungen. Der Dialog gehört zum guten Ton in der Kommunikation.
Technisch betrachtet sind die Reaktionen des Publikums für AI-Agenten ein relevanter Input für Analyse und Lernen.

2. Personalisierung

Unter Personalisierung fällt nicht nur die direkte Ansprache in der Anrede. Es ist vielmehr die Zuspitzung auf die thematische Affinität von Zielgruppen wie zum Beispiel zu Branchen. Finden sich Marktteilnehmer im Content nicht wieder, schwindet das Interesse. Es ist ein Ausdruck von Wertschätzung, wenn sich die Inhalte mit den Marktgegebenheiten beschäftigen und deren Kenntnis aufzeigen.

3. Emotionalisierung

Zentraler Teil der emotionalen Ansprache ist visuelles Material, also Fotos und Videos. In Texten wird mit eingängigen Metaphern und Vergleichen gearbeitet. Auch Stilmittel wie Selbstironie und Humor tragen zur emotionalen Ansprache bei, zählen aber zu den rutschigen Pflastern in der Außenkommunikation.

4. Textbausteine

Für das automatische Ausspielen von Content durch KI und AI-Agenten sind kontrolliert abgestimmte Textbausteine hilfreich – zumal KI-Content sowieso immer unter menschlicher Beobachtung stehen sollte. Textbausteine fungieren im Sinne der variantenreichen Inhalte.

Fazit

Die Strategie der externen Unternehmenskommunikation berücksichtigt die Fragmentierung der Mediennutzung, gewichtet die Relevanz der Kommunikationskanäle und erfüllt die Ansprüche der Rezipienten in vier Punkten. Im Zentrum der Content-Entwicklung stehen die Storylines für Unternehmen und Produkte, die sich als Träger für die Alleinstellungsmerkmale USP und ESP bewähren. Ziele, Budget und interne Ressourcen sind die Leitplanken für die Formulierung einer UK-Strategie sowie der Maßnahmenplanung. Beide stehen unter dem Vorbehalt der weiteren Entwicklung vom Einsatz der KI in Kommunikation und Marketing.

Titelbild: Pixabay CCL Ralph1403

Dieser Text wurde ohne KI-Editor erstellt. 

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